Quel est le coût d’un recrutement ?
Avez-vous déjà calculé le coût d’un recrutement dans votre entreprise ?
C’est le coût global que va vous coûter un recrutement ou une embauche. L’entreprise pour le calculer va inclure tous les coûts qui ont été mis en place pour arriver à cette embauche. Cela comprend ainsi : – les coûts internes : salaires des recruteurs, coût de structure, temps des opérationnels – les coûts externes : outils utilisés, cabinets de recrutement, prestataires Coût d’un recrutement = coûts internes+ coûts externes/le nombre de recrutement réalisé sur la même période. Processus complexe et multi-acteurs, un recrutement, ça consomme des ressources ! Ceci dit, quel est le coût d’un recrutement ? En moyenne, l’ensemble des actions réalisées spécifiquement à l’occasion d’un recrutement coûte entre 3 000 et 10 000 € (sans parler du coût d’un recrutement raté). Et en calculer précisément le coût est utile, notamment pour arbitrer entre recrutement interne ou externe ou faire des choix d’investissement. Réduire les coûts de recrutement est possible : aides à l’embauche, aide à la formation… et surtout rationalisation de la démarche de recrutement elle-même. Le calcul du coût de recrutement d’un salarié correspond à la somme de l’ensemble des coûts engendrés par un recrutement. On pourrait parler de coûts d’acquisition d’un nouveau salarié, comme on parle du coût d’acquisition client. Le calcul du coût global d’un recrutement doit prendre en compte les coûts de :
- Définition du besoin et conception d’une offre d’emploi ;
- Publication du besoin et sourcing des candidats ;
- Gestion du flux de candidatures/de la communication aux candidats ;
- Présélection (selon votre processus : sur CV, lettre de motivation, entretien téléphonique, etc.) ;
- Sélection des candidats (selon votre processus : entretien(s), passation et correction de tests, etc.) ;
- Recours à d’éventuels prestataires (cabinet de recrutement par exemple) ;
- Démarches et déclarations liées à l’embauche ;
- Accueil, équipement et intégration ; montée en compétence et formation ;
- Management spécifique en période d’intégration/d’essai.
Raisons de chiffrer le coût d’un recrutement :
- Arbitrer entre l’interne et l’externe : savoir que l’externalisation de votre recrutement vous coûterait 2 fois moins cher pour les mêmes résultats, c’est une information utile. Ça peut être l’inverse aussi. Mais sans chiffrer le coût, on ne peut pas vraiment le savoir.
- Optimiser les coûts de recrutement : avoir une démarche efficace, c’est bien. Avoir une démarche efficiente, c’est mieux ! Calculer chaque coût de votre démarche vous aidera à optimiser. À regarder en priorité pour trouver des pistes d’optimisation (là où vos coûts sont les plus élevés).
- Calculer une marge : votre recrutement est lié à un projet/à une affaire ? Intégrez son coût dans le calcul de la marge pour savoir si ce projet/cette affaire est vraiment rentable.
- Convaincre une Direction : vous avez du turnover et voulez convaincre votre Direction d’investir dans la fidélisation des salariés.
- Situation 1 : votre Direction ne sait pas combien lui coûte un recrutement.
- Situation 2 : votre Direction sait que chaque nouveau recrutement lui coûte 10 000 €. À votre avis, dans quelle situation votre Direction investira plus volontiers dans la fidélisation ?
Comment calculer le coût d’un recrutement ?
Pour du matériel ou une prestation : le budget exprimé en montant HT (car vous récupérer la TVA). Faites-vos calculs de coût pour chaque étape : Exemple pour une étape d’entretien physique d’une heure : le coût complet du recruteur, un salarié cadre payé 2 200 €, est de 20,60 € de l’heure (salaire horaire brut + charges patronales). Si 7 entretiens sont réalisés, le coût de cette étape est de 144 €. Vous faites 50 recrutements à l’année avec 4 recruteurs. Vous utilisez 3 jobboards, une solution de vidéo, LinkedIn. Vous avez un site carrières simple avec des couts de maintenance. Ils utilisent des outils de tests de recrutement pour un coût annuel de 10K. Les 4 recruteurs gagnent : 2 sont à 28k, 1 est à 35 et le responsable est à 45k. Ils ont utilisé 1 cabinet de recrutement pour 1 recrutement spécifique soit 25% de 60k, 15k. Ils font 3 salons dans l’année avec un coût de 10k. Les opérationnels font passer en moyenne 10 entretiens pour arriver à 1 recrutement soit 500h d’entretien. Pour faire simple, 1h d’opérationnel coûte à l’entreprise 25 euros. On va aussi compter pour une équipe de 4 personnes des coûts de structure de 20k à l’année (locaux, admin…). Le calcul sera donc le suivant : – coûts internes : 28+28+35+45×1,4 (salaires chargés) + 500x25x1,4 (temps des opérationnels chargé) + 20 (frais de structure) Total : 228 k – coûts externes : 30 (Jobboards) + 10 (solution vidéo) + 25 (Linkedin) + 10 (site carrières) + 10 (tests) + 15 (cabinet)+ 10 (salons) Total : 110 K Le calcul sera donc : (110 + 228) /50 = 6 760 euros. Chaque recrutement coûte donc en moyenne 6 760 euros pour la structure.
Le coût d’un mauvais recrutement
Le coût de recrutement est, en réalité, démultiplié quand ce dernier est un échec. Ces « mauvais recrutements » occasionneront les coûts supplémentaires suivants :
- Mise en place de la procédure de rupture de la relation contractuelle(licenciement, fin de période d’essai etc.) : temps passé aux entretiens, rédaction et envoi de la lettre de licenciement, le cas échéant etc.
- Réalisation du solde de tout compte et autre documents administratifs relatifs à la rupture
- Perte d’exploitation liée à la valeur ajoutée non perçue par l’entreprise pendant toute la période « d’improductivité » du salarié. Ce coût correspond à la valeur ajoutée non perçue par l’entreprise par rapport à l’investissement réalisé. Ce coût peut être estimé au minimum à 1,5 fois le salaire chargé d’un salarié, et peut augmenter voire doubler suivant l’activité de l’entreprise, le taux de marge opérationnel et le rapport des frais de personnel par rapport à l’excédent brut d’exploitation (EBE ou EBITDA).
- Coûts supplémentaires liés au lancement d’un nouveau processus de recrutement et d’intégration pour remplacer le mauvais recrutement.
Ces mauvais recrutements, très coûteux si l’on additionne tous les frais, sont en progression ces dernières années. D’après une enquête Dares du ministère du travail (janvier 2015) :
- 12,7% des recrutements en CDI font l’objet d’une rupture de la période d’essai
- Plus d’un tiers des contrats en CDI sont rompus au cours de la première année.
Exemple : Un salarié nouvellement embauché perçoit un salaire brut mensuel de 2.500 € (30.000 € annuel). Ne donnant pas satisfaction, sa période d’essai est rompue au bout de 2 mois. Pour évaluer son coût de recrutement et d’intégration (entre 15 et 25%) on retiendra un taux moyen de 20% soit 6.000 € (30.000 x 20%). Pendant sa période d’essai, le salarié touchera un salaire brut de 5.000 € (soit 2.500 € x 2). En prenant en compte les charges patronales, les autres charges sociales et fiscales (taxe d’apprentissage, comité d’entreprise, participation etc.), les coûts d’infrastructure (nouveau bureau…), ce coût peut être multiplié au minimum par 1,8 ce qui donne 9.000 €. Pour tenir compte de la perte d’exploitation liée à la valeur ajoutée non perçue, on peut à nouveau multiplier ce chiffre par 1,5 (et encore, en faisant abstraction des frais administratifs de rupture du contrat : entretien, solde de tout compte etc.) soit 13.500 €. Avec cette évaluation sommaire, on peut estimer le coût de ce mauvais recrutement à 13.500 €, auquel il faudrait additionner le nouveau coût de recrutement et d’intégration de son remplaçant pour avoir une idée du coût du processus global de recrutement « définitif et satisfaisant » pour ce poste. Il est évidemment nécessaire que ce chiffre soit « affiné » par les calculs d’un contrôleur de gestion, notamment pour l’évaluation du manque à gagner lier la valeur ajoutée non perçue. Imaginons que cette année, l’entreprise étudiée est embauchée en tout 100 salariés en CDI, au même salaire. Si on en croit les statistiques, environ 13% de ces recrutements se solderont par un échec et par une rupture de la période d’essai (12,7% selon les dernières statistiques). Sur ces 100 salariés, 13 seraient ainsi susceptibles d’être d’en cette situation. Le coût annuel lié à des mauvais recrutements s’élèverait ainsi à 13.500 x 13 = 175.500 €. Ces chiffres montrent clairement l’impact du processus de recrutement sur les résultats de l’entreprise. Une amélioration du processus de recrutement, certes, souvent plus longue et coûteuse peut à moyen – long terme faire économiser des coûts importants liés à des mauvais recrutements.